Rechnung schreiben | Häufig gestelle Fragen + kostenloses Rechnungs Muster

Eigentlich ein sehr trockenes Thema, aber ich habe mir Mühe gegeben es so spannend und einfach zu erklären wie möglich.

Wenn du lieber Videos guckst, anstatt zu lesen ist hier die Video-Version

Was passiert wenn die Rechnung nicht korrekt gestellt ist?

Wenn die Rechnung fehlerhaft ist, hast du keinen Anspruch auf die Zahlung der Rechnung. Der Empfänger kann dann die Zahlung oder die Lieferung des Produktes verweigern.

Wenn du also die Pflichtangaben vergisst, kann das zu Zahlungsengpässen führen.

Solltest du falsche Umsatzsteuerangaben ist das etwas problematisch, denn du musst dann im schlimmsten Fall Summen und diese dann von deinen Kunden einfordern.

Was muss ich beachten beim Rechnung schreiben?

Es gibt viele Richtlinien, die du beachten musst, damit die Rechnung auch rechtskräftig ist.

Ich möchte dir einmal den offiziellen Gesetzestext geben, und danach ein Beispiel in leicht verständlicher Sprache.

Hier ist der offizielle Gesetzesauszug aus § 14 Abs. 4 UStG:

(4) Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten:

1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
2. die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
3. das Ausstellungsdatum,
4. eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer),
5. die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
6. den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung; in den Fällen des Absatzes 5 Satz 1 den Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt,
7. das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (§ 10) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist,
8. den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt,
9. in den Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5 einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers und
10. in den Fällen der Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger oder durch einen von ihm beauftragten Dritten gemäß Absatz 2 Satz 2 die Angabe „Gutschrift”.

Quelle: https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html

Hier ist ein Beispiel von dem Muster, was du herunterladen kannst. Dieses ist mit den Punkten des Gesetzesauszuges gekennzeichnet. Außerdem befindet sich darunter nocheinmal eine Legende der Zahlen in normalem Deutsch

1. Rechnungssteller und Rechnungsempfänger
2. USt.-Id oder Steuernummer
3. Austellungsdatum
4. fortlaufende Rechnungsnummer
5. Rechnungspositionen
6. Liefer- und Rechnungsdatum
7. Rechnungsbetrag
8. Steuersatz (falls notwendig – sonst Hinweis Kleinunternehmerregelung)
9. Hinweis zu der Aufbewahrungspflicht (fehlt hier, da in diesem Fall nicht notwendig
10. Gutschrift (falls dies keine Rechnung sondern eine Gutschrift ist, muss dies gekennzeichnet werden)

Übrigens, die Angaben im Fußbereich über Kontaktdaten und Bankverbindung sind gesetzlich nicht vorgeschrieben, aber natürlich mehr als sinnvoll.

Wie soll der Kunde sonst wissen wohin er das Geld überweisen soll?

Download: Kostenloses Rechnungsmuster

Hier Rechnungsmuster für Word herunterladen

Download Kostenloses Rechnungsmuster Kleinunternehmerregelung

Hier Rechnungsmuster für Kleinunternehmer herunterladen

Wie schreibe ich eine Rechnung wenn die Steuernummer / USt.-Id noch nicht vorhanden ist?

Wenn du eine sogenannte Kleinbetragsrechnung schreibst, also eine Rechnung mit einem Betrag unter 250€ inkl. MwSt. ist keine Steuernummer notwendig.

Alternativ zu deiner Steuernummer kannst du aber auch deine USt.-Id (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) angeben, diese kannst du beantragen und dann für mehr Privatsphäre auf deinen Rechnungen nutzen.

Bei Rechnungen in der EU ist die USt.-ID nämlich nämlich sowieso nötig.

Wer darf eine Rechnung schreiben?

Aus juristischer Sicht ist nicht jede Person dazu befugt, eine Rechnung auszustellen.

Nur Personen, die unternehmerisch tätig sind, dürfen eine Rechnung schreiben.

Die Klassifizierung „unternehmerisch tätig“ trifft auf dich zu, wenn du:

1. eine selbstständige Tätigkeit ausübst
2. dies regelmäßig und langfristig tust
3. eine Gewinnabsicht verfolgst
4. am „allgemeinen wirtschaftlichen Verkehr“ partizipierst

Erst wenn all diese Punkte erfüllt sind, darfst, kannst und solltest du Rechnungen ausstellen. Bei einmaligem Verkauf von Privateigentum, bspw. über Online-Flohmärkte wie Ebay, ist es somit nicht notwendig bzw. gestattet, Rechnungen zu schreiben.

Wie lange muss ich eine Rechnung aufbewahren?

Da die Rechnungen essentiell für die Buchhaltung sind, müssen diese 10 Jahre aufbewahrt werden. Dabei ist es übrigens egal in welcher Form. Daher reicht es auch, wenn die Rechnungen GoBD konform elektronisch gespeichert werden.

Was sind die GoBD?

GoBD ist die Abkürzung für folgende wohlklingede Bezeichnung:

Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.

Sie gilt seit dem 01.01.2017 und hat in der Praxis einen Einfluss auf die folgenden Punkte:

• Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
• Vollständigkeit und Richtigkeit
• Zeitgerechtheit
• Ordnung
• Unveränderbarkeit <- hier gibt es Probleme mit Word und Excel

Da ich kein Anwalt oder Steuerberater bin darf ich keine Rechtsberatung geben, auf den ersten Blick genügt für mich die Erstellung einer PDF Datei.

Du solltest dich hier aber auf jeden Fall bei einem Steuerberater erkundigen welche Lösung du verwenden sollst.

Für wen gelten die GoBd?

Für jeden Unternehmer. Egal ob Kleinunternehmer, der nur geringe Umsätze macht und die Kleinunternehmerregelung benutzt oder große Gmbh, alle müssen sich an die GoBD halten.

Fazit

Deutschland macht es Jungunternhemern nicht gerade leicht zu starten. Es gibt einige Dinge zu beachten. Ich hoffe, dass ich dir mit diesem Beitrag eine gute Übersich geben konnte.

Für richtige Beratungen solltest du aber einen Steuerberater konsultieren.