Warum ist die Tagesplanung/das Zeitmanagement so wichtig?
Wenn du unstrukturiert und planlos bist, wirst du deine Ziele nicht erreichen können.
Ich habe dies selber gemerkt, nachdem ich mit der Schule fertig war. Der geregelte Tagesablauf war verschwunden. Am Anfang bin ich aufgestanden wann ich wollte und habe irgendetwas gemacht, was in die Richtung von Produktivität ging.
Einige Sachen habe ich total vergessen, die Aufgaben und Ideen die ich am Vortag hatte waren verschwunden. Die Prokrastination setzt ein.
Ich merkte, dass ich zwar etwas geschafft bekommen habe, mir aber der rote Faden fehle, den ich brauche um mein Ziel zu erreichen.
Ich habe mir also überlegt wie ich meinen Tag richtig strukturieren kann und das maximum aus meiner Zeit hole.
Welche Möglichkeiten gibt es meinen Tag zu planen?
Todo-Liste
Sie ist vermutlich jedem bekannt. Die einen lieben sie, die anderen hassen sie. Die Todo-Liste hat dabei ein denkbar simples Prinzip. Du schreibst einfach alle Sachen auf, die du erledigen musst und setzt ein Häckchen wenn du sie erledigt hast.
Diese Art ist allerdings etwas alt und benötigt ein Update. Deswegen schreibe viele noch ein Datum dahinter.
Einige werden auch sicherlich eine App benutzen um diesen Prozess zu benutzen. Ich kann dafür Notion uneingeschränkt weiterempfehlen, es gibt Apps für alle Mobilgeräte und auch Desktops und es gibt eine fantastische kostenlose Version.
Time Blocking
Time Blocking ist ein etwas neuerer Trend in der Szene. Das Prinzip ist aber schnelle erklärt:
Du erstellst dir eine Liste mit Aufgaben und teilst diesen eine Dauer zu.
Hier gibt es nun verschieden Variationen. Es gibt die Version bei der die Leute sich diese Zeiten ebenfalls im Kalendar blocken. Das Calendar Blocking ist für eine Planung sehr praktisch, denn man kann flexibel jegliche anderen Termine dazwischen schieben.
Das einzige Problem ist, dass man erst einmal üben und testen muss, wie lange man für eine gewisse Aufgabe braucht. Denn sonst wird es hier kunterbunt. Ich zeige dir gleich wie man das ganze leicht nachverfolgen kann.
Bullet Journal
Ein Bullet Journal ist vermutlich der beste Mix aus allen Möglichkeiten deinen Tag zu planen. In der Essenz ist es eine Todo-Liste, allerdings hat es den Charakter eines Tagebuchs und kann wie ein Kalendar geplant werden.
Und genau deswegen basiert meine Methode auch auf einem Bullet Journal.
Wie Bullet Journaling meine ToDo-Liste ersetzt hat
Meine Strategie (Anleitung für Anfänger)
Falls du das Video nicht komplett angeschaut hast, erkläre ich meine Version jetzt nocheinmal in Text Form.
Während des Tagesverlaufes fängst du an all die Aufgaben die du noch erledigen musst auf eine Seite aufzuschreiben. Dies kann in dem traditionellen Todo-Listen Format sein.
Falls du ein Notizbuch nutzt, würde ich dir empfehlen diese Notizen auf der rechten Seite festzuhalten.
Am Abend planst du für den nächsten Tag vor und zwar nach folgender Vorlage:
Schreibe auf die linke Seite deines Buches den Tag und das Datum. Darunter machst du dann am linken Rand eine Liste Uhrzeiten. Das ganze sieht dann wie folgt aus:
Jetzt ziehst du mit einem kleinen Abstand von den Zeiten rechts eine Trennlinie. Neben letzterer lässt du wieder etwas Platz und machst jetzt kleine Kästschen. Das Ganze sieht dann so aus:
Jetzt fängst du an, die Aufgaben/Notizen des rechten Blattes nach dem Eisenhowerprinzip zu sortieren. Das Eisenhower-Prinzip sieht wie folgt aus:
Wie du auf dem Bild erkennen kannst, ist es eine Unterteilung deiner Aufgaben. Deine Liste wird sofort kleiner, denn du kannst alle Sachen die in die Kategorie D fallen sofort durchstreichen.
Alle Notizen die zu Kategorie A gehören kannst du jetzt auf das linke Blatt, neben die Kästchen schreiben.
Genauso gehst du auch mit alleren weiteren Sachen vor. Entweder du planst eine Sache für den nächste Tag, oder du delegierst sie.
Jetzt kommt der wichtige nächste Aspekt, denn du weist jeder Aufgabe einen Zeitblock zu. Du schätzt also wie lange dich diese Tätigkeit beschäftigen wird. Hier wirst du am Anfang vermutlich öfters daneben liegen. Deswegen empfehle ich mit konservativen Zeiten anzufangen.
Da du ja bereits nach dem Eisenhower-Prinzip vorsortiert hast, kannst du die Prioritäten jetzt eintragen. Nimm dazu eine Farbe pro Punkt und nutze den Platz neben der linken Trennenlinie um die Zeit neben den Uhrzeiten einzutragen.
Ein Beispieltag eines Arbeitnehmers könnte dann so aussehen:
Der letzte Schritt ist nun optional. Wenn du willst, kannst du die Aufgaben noch in deinen Kalendar eintragen. Ich überspringe diesn Schritt aktuell noch, allerdings ist es zur einfacheren Planung von Geschäftterminen empfehlenswert.
