Produktivität

Folgende Situation kennt bestimmt jeder:

Du bekommst eine Aufgabe und sollst diese innerhalb von 3 Wochen erledigen.

Es ist ein großes Projekt bzw. eine Aufgabe die mit viel Arbeit verbunden ist. Anstatt aber direkt anzufangen und die Aufgabe direkt anzupacken wird sie aufgeschoben.

Die Deadline rückt immer näher, aber die Aufgabe wird immer auf den nächsten Tag verschoben. Alles ist interessanter und irgendwie auch wichtiger.

Eine Nachricht kommt auf deinem Handy an und diese muss natürlich umgehend beantwortet werden, auch wenn es sich nur um ein Hundewelpen-Foto handelt.

Jetzt fängst du aber wirklich an zu arbeiten, aber was ist das? Du hast ja das Geschirr vergessen sauber zu machen. Nachdem du dann die ganze Küche aufgeräumt hast, war ja auch schließlich nochmal Zeit, gehst du zurück zur Aufgabe.

Ein paar Minuten findest du wieder irgend eine Belanglosigkeit, die dich wieder von der Aufgabe abbringt.

So geht das immer weiter und die Zeit läuft dir davon.

Hier ist der Beitrag in Videoform:

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Wie ist denn die Definition von Prokrastination?

Prokrastination kommt von dem lateinischen Wort ‚procrastinare‘, bedeutet auf deutsch ‚vertagen‘.

Es ist der Prozess eine Aufgabe oder Tätigkeit immer weiter zu vertagen, also vor sich herzuschieben oder sie immer wieder zu unterbrechen.

Daraus resultiert, dass eine Aufgabe nur unter Druck oder im schlimmsten Fall gar nicht erledigt wird.

Gerade bei Schülern und Studenten ist das ein bekanntes Syndrom und wird auch „Aufschieberitis“ genannt.

Ursachen von Prokrastination

1 – Falsche Zielsetzung

Ziele sind ein wichtiger Bestandteil und Grundlage deiner Arbeitsmoral und Motivation. Ich habe bereits einen umfassenden Artikel verfasst, wie du richtig Zeiele setzen kannst.

Deswegen möchte ich dir zeigen, wie dich die falschen Ziele bei der Fertigstellung deiner Aufgaben hindern.

Wenn du ein externes Ziel hast, ist dieses nicht antreibend. Z.B. gibt dir dein Personaltrainer das Ziel jeden Tag 30 Minuten zu joggen.

Solltest du dieses Ziel nicht selber als dein Ziel setzen, brauchst du immer mehr externe Motivation und dir muss immer wieder in den Arsch getreten werden.

Ein weiterer Punkt ist, dass Ziele zu groß bzw. nicht aktionsgeladen sind.

Was meine ich damit?

Ein Ziel muss richtig sexy sein und dich schon fast anregen loszulegen. Vergleich mal die beiden Formulierungen:

1. Version :

Du hast von einer Person den Auftrag erhalten, ihre Geburtstagsfeier zu planen und zu organisieren. Das Ziel eine geile Party für alle Freunde.

2. Version:

• Gästeliste schreiben (alle Freunde zusammenkratzen)
• Austragungsort recherschieren
• Dekoration visuell anordnen
• Ballons kaufen
• Partybecher kaufen
• …

Ich denke dir ist klar, warum die erste Version eher zum aufschieben verleiter und warum die zweite viel besser ist.

2 – Zielkonflikte

Ja wir sind immer noch im Bereich Zeiele unterweges. – Warum?

Weil sie einfach so verdammt wichtig sind.

Da man immer mehrere Aufaben gleichzeitig hat, können sich einige Bereiche überschneiden. Denn eigentlich wilst du deine Zeit nicht mit Vokabel lernen verbringen, denn du musst heute noch ins Fitnessstudio.

Da du dich jetzt nicht entscheiden kannst, passiert es, dass du weder Vokablen lernst, noch ins Fitnesstudio gehst, sondern den Weg mit dem niedrigsten Widerstand wählst.

Du scrollst dann lieber durch Instagram oder guckst ein YouTube Video.

3 – falsches Mindset / fehlende mentale Durchsetzungskraft

Gerade in der Schule tritt dieses Problem immer wieder auf. Bei mir war es z.B. so, dass ich wusste, dass ich mich selbstständig machen will.

Ich habe also bereits vorher gewusst, dass ich mein Abitur vermutlich nicht brauchen würde. Daher habe ich, wie bisher auch schon, den Minimalaufwand betrieben.

Das ist natürlich ein schlechter Ausgangspunkt, um sich auf das schriftliche Abitur vorzubereiten.

Wie du dir vorstellen kannst, fiel es mir dann schwer die nötige Motivation zu finden und nicht zu prokrastinieren.

4 – mangelnde Motivation

Die mangelnde Motivation baut auf den bereits gennnanten Punkten auf.

Ich hatte bereits erwähnt, dass externe Motivation einfach nicht lange hält, und sie wirklich aus dir kommen muss.

Ohne Motivation ist es klar, dass dein Gehrin dir sagt: „Nimm den leichteren Weg, mach nichts und entspann dich“.

Wenn nicht genug innere Motivation vorhanden ist, beugst du dich deinem inneren Teufelchen.

5 – fehlende Struktur / Organisation

Ja auch eine fehlende Struktur übt sich negativ auf das Prokrastinieren aus.

Wenn du erstmal deinen Schreibtisch 10 Minuten von dem Müll befreien musst, um dann deine Hausaufgabe zu machen, ist klar, dass das eher nicht passieren wird.

Mach alles so leicht erreichbar wie möglich. Wenn es ein Umweg ist zu prokrastinieren, ist die Wahrscheinlichkeit das zu tun auch geringer.

Die Lösung: 4 Schritte um Prokrastination zu überwinden

1. Motivation die Berge versetzen kann

Motivation ist die primäre Kraft. Wenn du hochmotiviert bist, kannst du alles schaffen.

Deswegen fang an und setze dir ein klares Ziel. Lass dich von keinem beeinflussen und horche tief in dich. Wenn du das richtige Ziel gefunden hast, musst du es dir jeden Tag vor Augen führen.

Ich habe ja erzählt, dass ich schon in der Oberstufe wusste, dass ich mich selbstständig machen will. Ich habe mir das Ziel gesetzt, mit so wenig Aufwand wie möglich einen passablen Abiturschnitt zu erzielen.

Also habe ich überlegt, wie das am einfachsten geht.

Da die schriftlichen und mündlichen Prüfungen super viel zählen habe ich mich also besonders auf diese vorbereitet und für normale Klausuren davor wenig oder gar nicht gelernt.

Ein Zwischenziel war, dass sobald ich mit der Schule fertig bin, ich voll durchstarten kann. Ich habe des Spieß also umgedreht und eine Sache auf die mich wahnsinnig gefreut habe genutzt um eine Notwendigkeit auch motivierend zu machen.

Außerdem gilt es zu beachten, dass positive Motivation viel besser funktioniert, als negative. Andere Personen oder sich slber runtermachen bring gar nichts.

Verknüpfe ein Ziel mit einer positiven Emotion wie Freude.

2. Gewohnheiten

Auch wenn es um ein mentales Problem geht, kann Sport sehr hilfreich sein. Nur wenn dein ganzer Körper in Bestform ist, kannst du deine maximalen kognitiven Fähigkeiten nutzen.

Deswegen solltest du Sport in irgend einer Form betreiben und diesen dann auch direkt zur Gewohnheit machen. – Wieso?

Weil Gewohnheiten dir dabei helfen etwas langfrisitg durchzuziehen.

Sobald eine Tätigkeit als Gewohnheit fest in deinen Alltag integriert ist, braucht sie keine Motivation oder Kraft mehr um ausgeführt zu werden.

Wenn ich auf meine Situation mit dem Lernen für das Abitur zurückkomme:

Ich habe das Lernen in der Woche vor den Prüfungen fest integriert und auch jeden Tag durchgezogen. Ich wusste ja für welches Ziel ich arbeitete.

Normalerweise sollte man aber langfristiger denken, denn dann ist eine Gewohnheit auch werst wirklich fest verankert.

3. Zeitdiebe eliminieren

In der heutigen Zeit gibt es allerhand Zeitdiebe.

Allen voran: das Handy

Große Konzerne verdienen Geld damit, dich so lange wie möglich an den Geräten zu halten, um dir so viel Werbung wie möglich zeigen zu können.

Deswegen bekommst du in der Standard-Einstellung auch für jeden Mist eine Benachrichtigung, die dich von deiner eigentlichen Tätigkeit ablenken soll.

Wenn ich produktiv sein will, schalte ich mein Handy auf lautlos und deaktiviere jegliche Benachrichtigungen. Das solltest du auch tun.

Weiterhin sind FaceBook und Instagram oftmals nur da um deine Zeit zu stehlen.

Ich kenne das Problem nur zu gut, ich nutze Instagram um Menschen zu helfen und mit ihnen zu kommunizieren, aber ich kann es halt nicht komplett nur in meiner Arbeitszeit nutzen.

Gerade wenn man Online arbeitet gibt es so viele Ablenkungen, deswegen so wenig Programme offen haben wie möglich.

Ich bin in dem Bereich besonders anfällig. Ich habe es mir leider mal angewöhnt immer super viele Browser Tabs gleichzeitig offen zu haben.

Ein weiterer Zeitdieb ist nämlich das Multitasking. Auch wenn man sagt, dass man mehrere Sachen gleichzeitig machen kann, hat man den Fokus immer nur auf einer Sache gleichzeitig.

Zusätzlich besteht die Möglichkeit, die eigentlich Aufgabe wieder völlig aus dem Fokus zu verlieren. Damit kommen wir auch schon zu:

4. Organisation und Tagesplanung

Damit du nicht in die Multitasking-Falle gerätst, solltest du dir einige Arbeitsgewohneiten aneigenen.

1. Schalte alle Benachrichtigungen aus
2. Räume deinen Arbeitsplatz auf
3. Plane und priorisiere deine Aufgaben

Organisation und Struktur wurden nicht jedem in die Wiege gelegt. Glücklicherweise kann man sich das antrainieren, deswegengen besteht für jeden Hoffnung.

Es geht generell darum die Ablenkungen zu minimieren. Das erreicht man dadurch, dass der Schreibtisch nur zulässt z.B am Computer zu arbeiten oder die Hausaufgaben zu erledigen.

Wenn du organisiert bist, fallen dir nicht irgendwelche Sachen ein die du total vergessen hast zu machen.

Falls du meinen Beitrag zur Tagesplanung noch nicht gelesen hast, fasse ich es hier nochmal kurz zusammen:

Mache dir einen klaren Plan was für große Aufgaben du hast, breche diese herunter und priorisiere sie nach dem Eisenhower-Prinzip (also nach Dringlichkeit und Wichtigkeit).

Teile jeder Aufgabe einen groben Zeitraum zu, somit erhälst du einen guten Überblick und kannst weitere Aufgaben einteilen.

Du stellst dir also nie mehr die Frage, „Was soll ich als nächstes machen?“, sondern wenn überhaupt: „Was mache ich nochmal hiernach?“

Zusammenfassung

So überwindest du Prokrastination im Schnelldurchlauf.

1. Motiviere dich durch konkrete und zielführende Zielsetzung.
2. Nutze die Kraft der Gewohnheiten, um leichter deine Aufgaben umzusetzen.
3. Eliminere Zeitdiebe und Ablenkungen, die dich von deiner Aufgabe abbringen.
4. Plane und priorisiere deine Aufgabe nach dem Eisenhower-Prinzip, eine feste Zeiteinteilung und Planung sind essenziell.

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Warum sind Ziele so wichtig?

Ohne Ziele und Visionen hast du nicht die nötige Motivation, um hart dafür zu arbeiten. Ein klares Ziel vor Augen hilft sich jeden Tag neu aufzuraffen. Zusätzlich kannst du damit deine ToDo-Liste richtig organisieren und deinen kompletten Tag so planen, dass du immer auf dein Ziel hinarbeitest.

Erfolgreiche Menschen haben alle eine Sache gemeinsam:

Sie haben klare Ziele und tun alles dafür, um sie zu erreichen.

Meine Planlosigkeit habe ich grundsätzlich in den Griff bekommen, weil ich mir ein Ziel gesetzt habe.

5 Fehler bei der Zielumsetzung

Die Ziele sind zu groß oder zu klein

Nur wenn ein Ziel wirklich groß ist, wird es dich motivieren.

Ein Beispiel: Dein Ziel ist es 1kg abzunehmen

Das ist natürlich löblich und auch durchaus realistisch, doch 1kg ist kein besonders großes Ziel.

Wenn du also abends wieder mit dem Gedanken spielst an den Süßigkeitenschrank zu gehen, sollte dich dein Ziel davon abhalten etwas zu naschen.

Bei einem zu kleinen Ziel, ist dies eben nicht der Fall, bei einem zu großen ebenfalls.

Wie immer im Leben, es gilt die richtige Balance zu finden. Daher musst du auch ein bisschen expetimentieren und es für dich selber herausfinden.

Realistische und utopische Ziele

Also wie bereits geklärt: Ein Ziel muss groß sein, riesig sogar.

Wenn dein Ziel aber komplett utopisch ist, wird es eher hinderlich sein. Es gibt einfach Dinge, für die der menschliche Körper nicht ausgelegt ist.

Aus eigener Kraft ohne Hilfsmittel fliegen zu wollen ist zwar ein riesiges Ziel, welches auch bestimmt wahnsinnig motiviert, allerdings ist es physikalisch einfach nicht möglich.

Dieses Beispiel war natürlich auch etwas übertrieben, zeigt den Fehler meiner Meinung nach aber recht gut.

Das falsche Ziel im Auge haben

Wenn du einfach halbherzig dir ein Ziel setzt und nicht wirklich über die Konsequenzen dieser Aussage nachdenkst, solltest du dieses Ziel vermutlich nicht verfolgen.

Du kennst bestimmt den Spruch „Der Weg ist das Ziel“

Die Kernaussage ist dabei, dass der Weg Spaß machen soll. So interpretiere ich es zumindest. Wenn der Weg keinen Spaß macht, kämpfst du gegen dich selber.

Wir haben alle nur limitiert Zeit im Leben, daher sollte man die Zeit auch so nutzen, dass man entweder dabei Spaß hat, oder auf ein Ziel hinarbeitet, was einem so viel Spaß und Freude gibt, dass es alles gutmacht was du auf dem Weg auf dich nehmen musstest.

Deswegen solltest du wirklich tief in dich gehen und nach einem Ziel suchen, was dir wirklich wichtig.

Stell dir bildlich vor, wie du dieses Ziel ereichst. Löst es Freude und Erfüllung in dir aus? Dann ist es das richtige Ziel!

Angst und Selbstzweifel

„Wie soll ich das schaffen“

„Das wird doch nie was“

Diese und weitere ähnliche Sätze solltest du für immer aus deinem Wortschatz verbannen.

Es gibt bestimmt immer wieder Situationen in denen dich solche Zweifel überfallen, oder du Angst hast zu scheitern.

Das wichtigste ist, dass du nicht aufgibst, bzw. anfängst den Weg zu beschreiten.

Ja vielleicht hast du Angst dich in eine ungewohnte Situation zu stürzen, oder Angst davor dich selber oder andere Personen zu enttäuschen.

Wenn du den ersten Schritt machst, ist das bereits die halbe Miete und der Rest wird dir viel leichter fallen.

Zu viel Motivation und zu wenig Plan

Das ist das genaue Gegenteil zu den Ängsten und dem Selbstzweifel. Der gewalitige Unterschied ist aber, dass es hier wenig Anpassung nötig ist und nur der Kurs korrigiert werden muss.

Denn zu viel Motiviation führt in den meinsten Fällen einfach nur dazu, dass man unkoordiniert an die Sache herangeht.

Das ist aber immer noch viel besser, als gar nichts zu tun und immer nur „Was wäre wenn“-Fragen zu stellen.

Wenn du dich in diese Kategorie einorden würdest, lies dir meinen Artikel zur Tagesplanung durch, oder lies jetzt weiter.

Die 6 Schritte um die richtigen Ziele zu setzen und diese auch zu erreichen

Schritt 1: Überlege dir was du wirklich im Leben erreichen willst

Dieser Schritt ist wichtig um herauszufinden, welche Ziele du dir setzen solltest.

Ich zum Beispiel möchte die Möglichkeit haben, das machen zu können was ich wil, egal wann, wo und wie viel es kostet.

Schritt 2: Gehe von deinem Ziel rückwärts und brich es in kleinere Ziele herunter

Überlege dir jetzt was du brauchst, um dein Lebenswusch erfüllen zu können. Schlussfolgerung aus dem Lebensziel ist.

Du entwickelst jetzt also in umgekehrter Reihenfolge, die nötigen Schritte und neue kleinere Ziele, um das große Ziel erreichen zu können.

Um auf das Bespiel von mir aufzubauen: Ich muss ortsunabhängig sein, meine Zeit frei einteilen können und genügend Geld haben.

Die Ziele könen also wie folgt lauten:

1. Verdiene Summe X bis zum Zeitpunkt Y
2. Gründe ein Unternehmen und automatisiere alle Prozesse
3. Skaliere alles soweit, dass ich genügend „passives“ Einkommen habe , um alle Fix- und Spaßkosten zu decken

Ich habe jetzt also ein großes Ziel in 3 kleinere heruntergbrochen. Natürlich sind diese Ziele immer noch relativ groß, aber sie sollen einen ja auch anspornen.

Hast du dein Zeil auch in drei oder mehr kleinere Ziele heruntergebrochen?

Dann kommt jetzt der nächste Schritt:

Schritt 3: Verwandle deine Ziele in Aufgaben.

Nachdem du dein Lebensziel in weitere kleine Ziele aufgeteilt hast, geht es jetzt darum, dir klare Aufgaben zu stellen.

Zu Ziel 1: Wenn ich Geld verdienen will, brauche ich eine passende Geschäftsidee oder ein hohes Einkommen.

Ich habe jetzt also eine gute Geschäftsidee ausgesucht. Jetzt geht geht es darum, festzustellen, was ich tun muss, damit die Idee auch klappt.

Hier kommt jetzt der Effekt der Strategie wirklich heraus.

Denn du musst dich eingehend mit deinen Zielen beschäftigen und gleichzeitig erstellst du bereits einen Strategieplan.

Diesen kannst du dann nutzen um deine Wochen- oder Tagesplanung zu gestalten.

Schritt 4: Mache aus deinen Aufgaben Gewohnheiten

Du hast jetzt also in dem vorherigen Schritt eine Liste mit Aufgaben herausgearbeitet, welche du jetzt in eine Gewohnheit umwandeln sollst.

Wieso?

Ganz einfach, sobald du eine Gewohnheit einmal fest in deinen Alltag integriert hast, brauchst es keine Anstrengung mehr diese Aktivitäten auszuführen.

Ganz im Gegenteil, es bräuchte deutlich mehr Energie deine guten Gewohnheiten nicht auszuführen.

Deswegen solltest du die Kraft der Gewohnheiten definitv für dich nutzen.

Ich mache das z.B so: Ich wache immer um die gleiche Uhrzeit auf und die Tagesplanung habe ich bereits an dem Abend davor abgeschlossen.

Dadurch weiß ich wenn ich aufstehe bereits was ich heute machen will und kann mich darauf auch schon vorbereiten.

Dann führe ich meine Morgenroutine aus und diese beinhaltet…

Schritt 5: Schaue dir jeden Morgen dein Ziele an

Ich habe diesen Schritt in meine Morgenroutine integriert, dadurch habe ich auch hier wieder eine Gewohnheit aus diesem Schritt gemacht.

Wenn du dir jeden Morgen erneut dein Ziele klar vor Augen hälst, hast du auch die Motivation den Tag so zu gestalten, wie du ihn geplant hast.

Erinnere dich immer daran wo du hin willst und wie du das schaffen kannst.

Schritt 6: Tägliche Umsetzung der Gewohnheiten und Aufgaben

Du hast jetzt alle nötigen Schritte geplant und notiert.

Jetzt heißt es Durchhaltevermögen zeigen. Du musst jetzt Tag für Tag an deinen Zielen und Träumen arbeiten.

Mit den Schritten die ich dir gezeigt habe, solltest du jetzt aber genau wissen, was du machen musst und wofür du es machst.

Vor allem wenn die Leute nicht sehen, was du machst musst du arbeiten.

Wenn alle anderen auf die kurzzeitige Sache aus sind, arbeitest du daran großes zu Bewegen.

In dem Sinne viel Erfolg und frohes schaffen 🙂

Zusammenfassung

Hier die Kurzfassung, für alle Leute die es eilig haben oder einfach noch einmal alles wiederholen möchten:

1. Überlege dir was du wirklich im Leben erreichen willst
2. Gehe von deinem Ziel rückwärts und brich es in kleinere Ziele herunter
3. Verwandle deine Ziele in Aufgaben.
4. Mache aus deinen Aufgaben Gewohnheiten
5. Schaue dir jeden Morgen dein Ziele an
6. Setze jeden Tag die Gewohnheiten und Aufgaben um

Warum ist die Tagesplanung/das Zeitmanagement so wichtig?

Wenn du unstrukturiert und planlos bist, wirst du deine Ziele nicht erreichen können.

Ich habe dies selber gemerkt, nachdem ich mit der Schule fertig war. Der geregelte Tagesablauf war verschwunden. Am Anfang bin ich aufgestanden wann ich wollte und habe irgendetwas gemacht, was in die Richtung von Produktivität ging.

Einige Sachen habe ich total vergessen, die Aufgaben und Ideen die ich am Vortag hatte waren verschwunden. Die Prokrastination setzt ein.

Ich merkte, dass ich zwar etwas geschafft bekommen habe, mir aber der rote Faden fehle, den ich brauche um mein Ziel zu erreichen.

Ich habe mir also überlegt wie ich meinen Tag richtig strukturieren kann und das maximum aus meiner Zeit hole.

Welche Möglichkeiten gibt es meinen Tag zu planen?

Todo-Liste

Sie ist vermutlich jedem bekannt. Die einen lieben sie, die anderen hassen sie. Die Todo-Liste hat dabei ein denkbar simples Prinzip. Du schreibst einfach alle Sachen auf, die du erledigen musst und setzt ein Häckchen wenn du sie erledigt hast.

Diese Art ist allerdings etwas alt und benötigt ein Update. Deswegen schreibe viele noch ein Datum dahinter.

Einige werden auch sicherlich eine App benutzen um diesen Prozess zu benutzen. Ich kann dafür Notion uneingeschränkt weiterempfehlen, es gibt Apps für alle Mobilgeräte und auch Desktops und es gibt eine fantastische kostenlose Version.

Time Blocking

Time Blocking ist ein etwas neuerer Trend in der Szene. Das Prinzip ist aber schnelle erklärt:

Du erstellst dir eine Liste mit Aufgaben und teilst diesen eine Dauer zu.
Hier gibt es nun verschieden Variationen. Es gibt die Version bei der die Leute sich diese Zeiten ebenfalls im Kalendar blocken. Das Calendar Blocking ist für eine Planung sehr praktisch, denn man kann flexibel jegliche anderen Termine dazwischen schieben.

Das einzige Problem ist, dass man erst einmal üben und testen muss, wie lange man für eine gewisse Aufgabe braucht. Denn sonst wird es hier kunterbunt. Ich zeige dir gleich wie man das ganze leicht nachverfolgen kann.

Bullet Journal

Ein Bullet Journal ist vermutlich der beste Mix aus allen Möglichkeiten deinen Tag zu planen. In der Essenz ist es eine Todo-Liste, allerdings hat es den Charakter eines Tagebuchs und kann wie ein Kalendar geplant werden.

Und genau deswegen basiert meine Methode auch auf einem Bullet Journal.

Wie Bullet Journaling meine ToDo-Liste ersetzt hat

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Meine Strategie (Anleitung für Anfänger)

Falls du das Video nicht komplett angeschaut hast, erkläre ich meine Version jetzt nocheinmal in Text Form.

Während des Tagesverlaufes fängst du an all die Aufgaben die du noch erledigen musst auf eine Seite aufzuschreiben. Dies kann in dem traditionellen Todo-Listen Format sein.
Falls du ein Notizbuch nutzt, würde ich dir empfehlen diese Notizen auf der rechten Seite festzuhalten.

Am Abend planst du für den nächsten Tag vor und zwar nach folgender Vorlage:

Schreibe auf die linke Seite deines Buches den Tag und das Datum. Darunter machst du dann am linken Rand eine Liste Uhrzeiten. Das ganze sieht dann wie folgt aus:

Jetzt ziehst du mit einem kleinen Abstand von den Zeiten rechts eine Trennlinie. Neben letzterer lässt du wieder etwas Platz und machst jetzt kleine Kästschen. Das Ganze sieht dann so aus:

Jetzt fängst du an, die Aufgaben/Notizen des rechten Blattes nach dem Eisenhowerprinzip zu sortieren. Das Eisenhower-Prinzip sieht wie folgt aus:

Wie du auf dem Bild erkennen kannst, ist es eine Unterteilung deiner Aufgaben. Deine Liste wird sofort kleiner, denn du kannst alle Sachen die in die Kategorie D fallen sofort durchstreichen.

Alle Notizen die zu Kategorie A gehören kannst du jetzt auf das linke Blatt, neben die Kästchen schreiben.

Genauso gehst du auch mit alleren weiteren Sachen vor. Entweder du planst eine Sache für den nächste Tag, oder du delegierst sie.

Jetzt kommt der wichtige nächste Aspekt, denn du weist jeder Aufgabe einen Zeitblock zu. Du schätzt also wie lange dich diese Tätigkeit beschäftigen wird. Hier wirst du am Anfang vermutlich öfters daneben liegen. Deswegen empfehle ich mit konservativen Zeiten anzufangen.

Da du ja bereits nach dem Eisenhower-Prinzip vorsortiert hast, kannst du die Prioritäten jetzt eintragen. Nimm dazu eine Farbe pro Punkt und nutze den Platz neben der linken Trennenlinie um die Zeit neben den Uhrzeiten einzutragen.

Ein Beispieltag eines Arbeitnehmers könnte dann so aussehen:

Der letzte Schritt ist nun optional. Wenn du willst, kannst du die Aufgaben noch in deinen Kalendar eintragen. Ich überspringe diesn Schritt aktuell noch, allerdings ist es zur einfacheren Planung von Geschäftterminen empfehlenswert.